Neues zur E-Rechnung

Mandanteninformation · Oktober 2026

Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,
das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein weiteres Schreiben zur elektronischen Rechnung
veröffentlicht, das viele Detailfragen aus der Praxis klärt und einige Erleichterungen bringt. Da die allgemeine
Übergangsphase in wenigen Wochen endet, möchten wir Ihnen die Punkte zusammenfassen, die für Ihren
Betrieb jetzt wichtig werden.

Worum es geht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an andere inländische Unternehmen
grundsätzlich als E-Rechnung stellen, also in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format wie XRechnung
oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung genügt dann nicht mehr. Bisher durften Sie aufgrund
der Übergangsregeln noch wie gewohnt abrechnen, doch diese Schonfrist läuft nun aus. Empfangen können
müssen Sie E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025, und zwar auch dann, wenn Sie selbst nur steuerfreie
Umsätze ausführen, etwa als Vermieter von Wohnraum.

Die Fristen, die Sie kennen sollten
Für Leistungen, die Sie bis zum 31. Dezember 2026 erbringen, dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen
ausstellen. Lag Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Möglichkeit um
ein Jahr bis zum 31. Dezember 2027. Danach ist die E-Rechnung bei Geschäften mit anderen Unternehmen
Pflicht. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen von
Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.

Was das neue Schreiben für Sie erleichtert
Das Ministerium erkennt an, dass die Technik noch nicht überall mit den Anforderungen Schritt hält, und
gewährt deshalb mehrere Vereinfachungen. Abschlagsrechnungen, die Sie noch vor Beginn Ihrer
E-Rechnungspflicht stellen, müssen Sie später nicht als E-Rechnung wiederholen, selbst wenn Leistung und
Zahlung erst danach erfolgen. In der Schlussrechnung können Sie die bereits gezahlten Teilbeträge bis Mitte 2030
in vereinfachter Form abbilden. Bauunternehmen dürfen in der E-Rechnung zunächst nur die Summen der
einzelnen Gewerke angeben, wenn die genaue Aufstellung nach dem Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage
beigefügt ist. Wer zu Bruttopreisen abrechnet, darf bis Ende 2027 die Einzelpositionen ebenfalls in eine Anlage
verlagern. Auf Rabatt-, Bonus- oder Skontovereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis in der Rechnung, und
ändert sich eine solche Vereinbarung später, müssen Sie die Rechnung deswegen nicht korrigieren.
Beruhigend ist auch die Klarstellung, dass Ihnen kein Verstoß vorgeworfen wird, wenn Sie nicht erkennen
konnten, dass Ihr Kunde ein Unternehmer ist. Haben Sie viele Kunden mit laufenden Verträgen, reicht es, dies
einmal bei Vertragsschluss zu klären. Außerdem müssen Sie nicht bei jeder Fehlermeldung eines Prüfprogramms
um Ihren Vorsteuerabzug fürchten, denn steuerlich kommt es nur auf Fehler bei den gesetzlichen Pflichtangaben
an. Und wer versehentlich eine Papier- oder PDF-Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellt, begeht damit keine
Ordnungswidrigkeit.

Worauf Sie achten sollten
Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Datenteil der E-Rechnung stehen. Die Leistung muss dort so
konkret beschrieben sein, dass sich ihre steuerliche Behandlung daraus ergibt; ergänzende Details wie
Stundennachweise dürfen Sie als Anlage beifügen. Auch Menge und Leistungsdatum gehören in die E-Rechnung
selbst, ein Nachweis über den Lieferschein reicht hier nicht mehr. Korrekturen einer E-Rechnung müssen
ebenfalls als E-Rechnung erfolgen. Das Durchstreichen und Abzeichnen von Positionen durch den Auftraggeber,
wie es etwa am Bau verbreitet ist, funktioniert bei E-Rechnungen nicht. Stattdessen kann der Auftraggeber die
Rechnung durch eine Gutschrift berichtigen, wenn Sie das vorher miteinander vereinbart haben.
E-Rechnungen, die Sie bis Ende 2026 ausstellen und die den bisherigen Vorgaben entsprechen, werden nicht
beanstandet, auch wenn sie die neuen Detailregeln noch nicht erfüllen. Sie haben also Zeit, Ihre Abläufe in Ruhe
anzupassen, sollten diese Zeit aber nutzen.

Unsere Empfehlung
Sprechen Sie möglichst bald mit Ihrem Softwareanbieter, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen im
passenden Format erzeugen kann und wie die neuen Vereinfachungen dort umgesetzt werden. Prüfen Sie,
welche Ihrer Kunden Unternehmer sind und mit welchen Auftraggebern Sie Gutschriften vereinbaren möchten.
Und rechnen Sie Leistungen aus dem Jahr 2026 nach Möglichkeit noch in diesem Jahr ab, denn ob eine Papieroder PDF-Rechnung für eine 2026 erbrachte Leistung auch 2027 noch zulässig ist, ist bislang nicht abschließend
geklärt.

Gern prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ab wann die Pflicht für Sie greift und wo in Ihrem Betrieb
Anpassungsbedarf besteht. Sprechen Sie uns einfach an.